Importaciones SFTP: Consejos útiles

Preparándose para una importación exitosa

Para importar archivos SFTP a ALO, debe enviar 7 archivos con toda la información de su escuela, clase, estudiantes, personal y matrícula. La importación sobrescribirá la información del año actual en su cuenta y debe ser completa (no puede realizar una importación parcial para agregar algunos registros; debe incluir todos). 

Cada importación se procesa a través de un servidor SFTP e implica el envío de los siguientes 7 archivos:

• Manifiesto.csv
• Escuelas.csv
• Clases.csv
• Estudiantes.csv
• Personal.csv
• Matrículas de estudiantes.csv
• Inscripciones de personal.csv

Puede descargar plantillas para los 7 archivos de importación SFTP, incluido el archivo Manifest.csv específico necesario para su cuenta, desde la sección "Aplicaciones" de ALO. Para acceder a la pestaña "Aplicaciones", inicie sesión en ALO, seleccione el botón "Mi Distrito" y, a continuación, seleccione "Aplicaciones".

Tenga en cuenta que, una vez que comience a enviar archivos, el estado de la importación se mostrará en la sección Descargas. Si hay errores, haga clic en "Ver registros" para analizar los errores que deben corregirse en los archivos. 

Las instrucciones detalladas para configurar sus archivos de importación se pueden encontrar en Guía de configuración de importación de ALO. 

Mapeo de datos

Al configurar los archivos de importación, es importante asegurarse de que los encabezados de los archivos coincidan con lo indicado en la Guía de configuración de importación. También es importante asegurar que ciertos campos de datos sean coherentes en todos los archivos. Los campos que deben coincidir son los siguientes:

• “ID” en Schools.csv = “ID de la escuela” en Classes.csv
• “ID” en Classes.csv = “ID de clase” en StaffEnrollments.csv y StudentEnrollments.csv
• “ID” en Students.csv = “ID de estudiante” en StudentEnrollments.csv
• “ID” en Staff.csv = “ID del profesor” en Students.csv
• “ID” en Staff.csv = “ID del personal” en StaffEnrollments.csv

A continuación se incluyen algunas notas adicionales sobre los campos de datos que pueden resultar útiles:

• En el archivo Students.csv, puede utilizar el mismo número de identificación para el campo “ID” y el campo “Número de estudiante”.
• En el archivo Staff.csv, puede utilizar el mismo número de identificación para el campo “ID” y el campo “ID principal”.
• En StudentEnrollments.csv y StaffEnrollments.csv el campo “ID” es un ID de inscripción y no necesita asignarse a otros datos. Los números deben ser únicos en todas las filas de datos y pueden ser simplemente números ascendentes (p. ej., 1-500). 
• Los estudiantes y el personal solo pueden aparecer una vez en los archivos Students.csv y Staff.csv respectivamente, pero puede haber varias inscripciones para un estudiante o un miembro del personal en los archivos de inscripción.
• Para agregar personal a nivel escolar, deje el campo “ID de clase” en blanco en el archivo StaffEnrollments.csv.
• Para agregar personal a nivel de distrito, deje en blanco los campos “ID de clase” e “ID de escuela” en el archivo StaffEnrollments.csv.

Envío de archivos de importación

Al prepararse para enviar sus archivos de importación, deberá asegurarse de tener los 7 archivos requeridos y de que todos los archivos tengan el nombre exactamente como se indica en la Guía de configuración de importación (es decir, Manifest.csv, Schools.csv, Classes.csv, Students.csv, Staff.csv, StudentEnrollments.csv, StaffEnrollments.csv). 

Los 7 archivos deberán colocarse en una carpeta, comprimiéndola con la extensión .zip. Esta carpeta (que contiene los 7 archivos) se enviará al servidor SFTP.  

La carpeta zip deberá ser enviada al servidor SFTP por alguien con credenciales SFTP configuradas en ALO. Esta persona puede usar sus credenciales de inicio de sesión SFTP (nombre de usuario específico de SFTP y contraseña de ALO) para conectarse al servidor SFTP de ALO mediante una interfaz de línea de comandos o mediante software como WinSCP. Las instrucciones detalladas sobre cómo conectarse al servidor SFTP se proporcionan por correo electrónico al contacto de SFTP y se encuentran en el... Guía de configuración de importación de ALO.

Tras enviar los archivos de importación, el contacto de SFTP que los envió recibirá un correo electrónico con información sobre el estado de la importación. Si la importación falla, el correo electrónico incluirá información sobre el motivo. Si la importación se realizó correctamente o con errores, el correo electrónico confirmará la operación y dirigirá al usuario a la pestaña Aplicaciones de ALO para obtener más información. 

Localización de averías

Si falla una importación, lo que significa que hubo problemas importantes que impidieron la carga de datos, aquí hay algunos elementos para verificar:

• El archivo enviado debe ser una carpeta .zip que contenga los 7 archivos
• El archivo Manifest.csv debe coincidir con la muestra de su cuenta e incluir el ID de distrito correcto
• Cada archivo en la carpeta zip debe tener el nombre exactamente como aparece indicado (ver arriba)
• Los encabezados de columna en el archivo deben tener el nombre exactamente como aparece en la lista (consulte la guía de importación)
• Deben incluirse los campos obligatorios (se pueden omitir los campos opcionales)
• Los identificadores y nombres de las escuelas deben ser únicos
• Los identificadores y nombres de clase deben ser únicos
• Los estudiantes solo pueden aparecer una vez en el archivo Students.csv
• El personal solo puede aparecer una vez en el archivo Staff.csv
• Asegúrese de que los identificadores se asignen a todos los archivos (ver arriba)

Si la importación se procesa, pero hay errores, los registros de errores en la pestaña Aplicaciones de su cuenta de ALO proporcionarán más detalles sobre los problemas en los archivos de importación. Si no hay problemas importantes, la importación se procesará, pero se omitirán los datos con errores. Los errores se pueden corregir en los archivos y... completar Los archivos se pueden volver a importar para corregir errores.